Finanzplanung - Das kleine 1x1 der finanziellen Führung
admin
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Die Finanzplanung ist ein wichtiges Element der operativen Planung. Bei der operativen Planung geht es darum, die in der strategischen Planung definierten Ziele, Mittel und Massnahmen in Zahlen zu fassen. Die Aufgabe der Finanzplanung ist es sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die geplanten und budgetierten Aktivitäten auch wirklich durchführen und finanzieren kann.
Denn das Budget zeigt nur, ob Sie einen Gewinn erzielen können. Einfach ausgedrückt zeigt das Budget: Umsatz – Kosten = Gewinn. Das Budget zeigt nicht, wann die Kunden die Rechnungen bezahlen und wir unsere Rechnungen begleichen müssen. Mehr Infos zur operativen Planung finden Sie im Blog-Artikel "Unternehmen mit einer guten Planung haben bessere Chancen 2/2).
Das oberste Ziel der Finanzplanung ist es sicherzustellen, dass jederzeit genügend flüssige Mittel vorhanden ist um die Zahlungsfähigkeit aufrecht zu erhalten und einen ernsthaften Liquiditätsengpass zu vermeiden.
Der Aufbau eines Finanzplans
Ich empfehle Ihnen, der Finanzplan in Form einer mehrstufigen Cashflow-Rechnung aufzubauen. Das gibt nicht viel mehr Arbeit als ein klassischer Finanzplan. Aber der Informationsgehalt ist wesentlich grösser. Die Cashflow-Rechnung liefert Ihnen wichtige Informationen für sichere, nachvollziehbare Entscheidungen und hilft Ihnen damit einen ernsthaften Liquiditätsengpass zu vermeiden bzw. frühzeitig zu erkennen.
Der Finanzplan als mehrstufige Cashflow-Rechnung
Erstellen Sie den Finanzplan jeweils für ein Geschäftsjahr. Teilen Sie den Finanzplan auf die einzelnen Monate auf. In einfachen Fällen können Sie den Finanzplan auch pro Quartal machen. Die monatliche Auflistung der Einnahmen und Ausgaben hat aber grosse Vorteile.
Sie haben so das Geschäftsjahr vor sich ausgelegt und haben eine genaue Übersicht über den Geldfluss während des Geschäftsjahres. Sie können nachvollziehen, wann welche Einnahmen und Ausgaben anfallen und ob Ende Monat noch genug Liquidität vorhanden ist oder ob eine Unterdeckung besteht.
Die drei Stufen der Cashflow-Rechnung
Der Bestand an flüssigen Mitteln wird durch verschiedene Einnahmen und Ausgaben laufend beeinflusst. Die Steuerung dieser Geldströme (Cashflow) durch Ihr Unternehmen ist die zentrale Aufgabe der Finanzplanung.
Die Geldströme im Unternehmen
Geschäftstätigkeit. Die Geschäftstätigkeit beinhaltet alle Geldströme, die durch das operative Geschäft verursacht werden. Jede unternehmerische Tätigkeit löst Einnahmen und Ausgaben aus. Die Einnahmen und Ausgaben fallen aber nicht gleichzeitig an und sind unterschiedlich gross. Die Kunst der Finanzplanung ist es, diese Geldflüsse so zu steuern, dass immer genug flüssige Mittel vorhanden sind um die Zahlungsfähigkeit jederzeit aufrecht zu erhalten.
Der operative Cashflow ist mit dem Betriebserfolg der Erfolgsrechnung zu vergleichen. Der Hauptunterschied liegt darin, dass der operative Cashflow nur liquiditätswirksame Vorgänge beinhaltet. Nicht liquiditätswirksame Vorgänge wie z.B. Abschreibungen, Bildung von Rückstellungen, transitorische Aktiven und Passiven etc. gibt es nur in der Erfolgsrechnung. Nicht aber in der Cashflow-Rechnung.
Investitionstätigkeit. Jedes Unternehmen braucht eine Infrastruktur. Dazu gehören Investitionen ins Anlagevermögen wie Maschinen, Betriebseinrichtungen, Fahrzeuge etc. Bei diesen Geldflüssen handelt es sich um Ausgaben. Aber es kann auch Einnahmen geben. Dann nämlich, wenn Sie Gegenstände aus dem Anlagevermögen verkaufen.
Finanzierungstätigkeit.Die Finanzierungstätigkeit beinhaltet die Geldflüsse auf der Passivseite der Bilanz. Dazu gehören die Rückzahlung von Fremdkapital wie die Tilgung von Darlehen und Hypotheken wie auch die Auszahlung einer Dividende an die Aktionäre. Auch Finanzierungsvorgänge wie die Aufnahme eines neuen Darlehens, die Aufstockung der Hypothek oder eine Aktienkapitalerhöhung gehören ebenfalls dazu.
Planen der Geschäftstätigkeiten
Beim planen der Geschäftstätigkeiten gehen Sie am besten wie folgt vor: Nehmen Sie Ihr Jahresbudget zur Hand. Überlegen Sie nun, wann welche Kosten und Erlöse anfallen und tragen Sie die Zahlen im entsprechenden Monat ein. Hier ein Beispiel:
Planen der Kundenzahlungen
Gehen wir von folgenden Annahmen aus: Im April haben Sie Fr. 120‘000 Umsatz budgetiert. Davon werden Fr. 20‘000 bar im Ladengeschäft bezahlt. Fr. 100‘000 werden in Rechnung gestellt. Aus Erfahrung wissen Sie, dass 50% der Kunden innert 30 Tagen und die anderen 50% innert 60 Tagen bezahlen. Welche Einnahmen sind in welchem Monat in den Finanzplan einzutragen?
Die Lösung:
Fr. 20‘000 im April: Barverkäufe Fr. 50‘000 im Mai: 50% der fakturierten Verkäufe (innert 30 Tagen) Fr. 50‘000 im Juni: 50% der fakturierten Verkäufe (innert 60 Tagen)
Das sieht auf den ersten Blick kompliziert und aufwändig aus. Ist es aber nicht. Denn Sie arbeiten ja sicher mit Excel. Da können Sie die Formeln hinterlegen und der Rechenteil wird automatisiert. Einzig das Erstellen eines zweckmässigen Finanzplan-Tools in Excel nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch.
Aber wenn das Tool erst einmal steht, dann ist der Finanzplan schnell erstellt. Und man kann Änderungen mit wenig Aufwand vornehmen, z.B. wenn sich das Zahlungsverhalten der Kunden ändert oder Sie das Zahlungsziel bei Ihren Lieferanten verlängern konnten.
Cashflow aus Geschäftstätigkeit richtig ermitteln
Die Herausforderung beim Finanzplan ist: Die Einnahmen und Ausgaben müssen dann in den Finanzplan eingetragen werden, wenn sie bezahlt werden bzw. wenn Geld fliesst. Das ist das entscheidende Kriterium. Dabei gibt es einige Besonderheiten im Unterschied zum Budget. Hier einige Beispiele:
Löhne und Sozialversicherungen. Es sind nur die ausbezahlten Löhne und nicht die Bruttolöhne im Finanzplan zu berücksichtigen. Dafür werden die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge der Sozialversicherungen - je nach Abmachung - monatlich, quartalsweise oder semesterweise zur Zahlung fällig.
Versicherungen. Die meisten Versicherungsbeiträge werden 1-2 mal jährlich bezahlt. So fallen im Januar und allenfalls im Juli alle Ausgaben für die Prämien der Versicherungen an.
Schuldzinsen. Bei den Schuldzinsen ist es ähnlich wie bei den Versicherungen. Sie werden quartals- oder semesterweise bezahlt und müssen entsprechend im Finanzplan berücksichtigt werden.
Mehrwertsteuer. Alle Einnahmen und Ausgaben sind inklusive Mehrwertsteuer in den Finanzplan einzutragen. Denn Ihre Kunden bezahlen ja die Rechnungen inkl. Mwst und auch Sie müssen Ihre Lieferantenrechnungen inkl. Mwst bezahlen. Erst 60 Tage nach Quartalsende ist der Saldo der Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer minus Vorsteuer) nach Bern abzuliefern.
Planen der Investitions- und Finanzierungstätigkeiten
Nehmen Sie Ihren Ressourcenplan aus der strategischen Planung zur Hand. Überlegen Sie, wann welche Investitionen getätigt und bezahlt werden und tragen Sie die Zahlen im Finanzplan ein. Das gleiche gilt für die Finanzierung. Müssen Sie Fremdkapital zurückzahlen? Wenn ja, in welchem Monat ist die Rückzahlung bzw. Amortisation fällig?
Oder haben Sie vor, die Hypothek aufzustocken oder ein neues Investitionsdarlehen aufzunehmen? Solche Finanzierungsvorgänge sind ebenfalls im Finanzplan einzusetzen. Das gleiche gilt für Privatbezüge und Privateinlagen. Haben Sie vor, einen grösseren Betrag aus dem Geschäft zu nehmen oder in Ihren Betrieb einzulegen? Auch das sind Finanzierungsvorgänge. Ebenso die Auszahlung einer Dividende.
Mit Privatbezügen ist aber nicht Ihr monatlicher Lohn gemeint. Auch wenn Sie Einzelunternehmer sind. Betrachten Sie Ihren monatlichen Privatbezug für die Haushaltskasse als Lohnbestandteil und setzen Sie den Betrag bei den Geschäftstätigkeiten ein.
Finanzplan hinterfragen und bereinigen
Wenn Sie bei der Finanzplanung feststellen, dass Sie Ihr Unternehmen nicht bis zum Ende des Geschäftsjahres finanzieren können, dann sollten Sie Ihren Finanzplan noch einmal gründlich überarbeiten. In der Praxis habe ich immer wieder feststellen können:
Die Ausgaben sind meistens höher als budgetiert, die Umsätze sind oft tiefer als geplant und die Kunden bezahlen ihre Rechnungen oft später als abgemacht. Darum ist es von grösster Bedeutung, dass bei der Finanzplanung Ende Monat immer genügend flüssige Mittel vorhanden sind.
Aber denken Sie daran: Die Planung muss natürlich realistisch sein. Es nützt Ihnen nichts, wenn Sie ein bisschen an den Zahlen "herumschrauben" bis unter dem Strich die gewünschte Liquidität herauskommt. Wenn sich Ihr Unternehmen auf dem Papier nicht finanzieren lässt, dann Fragen Sie sich: Warum? Suchen Sie nach den Ursachen. B
