Management by Controlling - Unternehmen erfolgreich steuern (2/2)
admin
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Ein wichtiger Bestandteil des Controllings ist das Reporting. Beim Reporting werden die wichtigsten Zahlen aus dem Unternehmen zusammengetragen. Dabei kommt es darauf an, die richtigen Zahlen und Kennzahlen in komprimierter Form zu nutzen, um damit die Wirtschaftlichkeit und die finanzielle Stabilität gezielt zu steuern.
Welche Zahlen gehören in ein Reporting? Grundsätzlich ist ein Reporting so individuell wie ein Unternehmen einzigartig ist. Das Reporting hat einen unterjährigen Zeithorizont und wird meistens monatlich oder quartalsweise erstellt. Und es dient als Führungs-instrument für die Geschäftsleitung. Das sollte beim Inhalt und Aufbau eines Reporting berücksichtigt werden.
Das Controlling-Berichtswesen
Wenn ich für meine Kunden einen Controlling-Report entwickle, dann sind mindestens die folgenden Kennzahlen enthalten. Ganz egal, ob es sich um einen Kleinbetrieb, ein mittelständisches Unternehmen oder ein Startup handelt:
Ergebnis Nettoerlös Deckungsbeitrag I Deckungsbeitrag II Deckungsbeitrag III Betriebserfolg
Cashflow aus Geschäftstätigkeit Cashflow aus Investitionen Cashflow aus Finanzierung
Kennzahlen Liquiditätsgrad I Liquiditätsgrad II Arbeitsproduktivität Cashflow-Rate Schuldentilgungsdauer
Das Vier-Fenster-Berichtsformular
Das Vier-Fenster-Formular wurde von der Controller Akademie Gauting/München entwickelt. Ich habe das Berichtsformular während meiner Weiterbildung zum Controller SIB kennengelernt. Es ist hervorragend für kleine und mittlere Betriebe geeignet weil es einfach und nachvollziehbar ist. Das Formular Vier-Fenster ist, wie der Name schon sagt, in vier Bereiche (Fenster) aufgeteilt.
Schema des Formular Vier-Fenster
Das Berichtsformular ist zukunftsorientiert aufgebaut und fragt, wie es vom Ist-Zustand aus bis zum Ende des Geschäftsjahres weitergeht.
Sachverhalte: Wo stehen wir (Ist) im Vergleich zum Budget (Soll)?
Analyse: Was sind die Ursachen für die Abweichungen?
Massnahmen: Wie geht es weiter? Was soll getan werden ?
Erwartungsrechnung: Wo werden wir voraussichtlich am Jahresende sein?
Schauen wir uns die einzelnen Schritte genauer an:
1. Soll-Ist-Vergleich erstellen
Schauen Sie zuerst Ihre aktuelle Situation bezüglich Markt, Kunden und Konkurrenz an und ermitteln Sie die Ist-Zahlen. Dann vergleichen Sie die Ist-Zahlen mit den Budget-Zahlen in einem Soll-Ist-Vergleich. Überprüfen Sie: Sind die gesteckten (Teil-)Ziele in qualitativer und quantitativer Hinsicht erreicht worden? wurden die eingeleiteten Projekte und Massnahmen realisiert bzw. liegen wir im Fahrplan?
Soll-Ist-Vergleich: Einfach und nachvollziehbar
2. Abweichungen analysieren
In einer Abweichungsanalyse werden die Gründe für die festgestellten Abweichungen zwischen den Ist-Zahlen und den Budget-Zahlen diskutiert. Wichtig ist, dass Sie nicht nur die negativen Abweichungen sondern auch die positiven Abweichungen analysieren. Denn nicht nur aus Fehlern kann man lernen. Dabei gibt es vier Ursachenbereiche:
Die Marktsituation hat sich verändert.
Die Ziele sind zu hoch/tief angesetzt.
Die Ressourcen wurden falsch oder ungenügend eingesetzt.
Mangelnde Effizienz in der Umsetzung der Massnahmen.
Wenn Sie die ist-Quartalszahlen nebeneinander in eine Zahlenreihe stellen, dann können Sie die geschäftliche Entwicklung der letzten 12 bis 24 Monate genau nachvollziehen. Setzen Sie in die Zahlenreihe noch eine Trendlinie (z.B. in Excel). Dann haben Sie einen ungefähren Anhaltspunkt, wie sich Ihr Geschäft in den nächsten 2 bis 3 Quartalen weiterentwickeln wird, wenn Sie den eingeschlagenen Kurs beibehalten und sich das Marktumfeld nicht wesentlich verändert.
3. Massnahmen planen
Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse aus der Abweichungsanalyse. Überlegen Sie sich welchen Handlungsbedarf besteht, um Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten oder wieder auf Kurs zu bringen. Ergreifen Sie einerseits (falls notwendig) Sofortmassnahmen um Kurskorrekturen vorzunehmen und andererseits planen Sie Massnahmen, Projekte und Arbeitspakete, welche in der nächsten Periode zu realisieren sind.
4. Erwartungsrechnung (Forecast) erstellen
Abweichungen entstehen laufend: Täglich, wöchentlich, monatlich. Und auch das Marktumfeld ist in einem stetigen Wandel. Als Sie Ihr Jahresbudget erstellten, gingen Sie von bestimmten Rahmenbedingungen aus. Heute, drei, sechs oder neun Monate später, haben sich die Rahmenbedingungen verändert. Einige positiv und andere auch negativ.
Darum macht es Sinn, mit dem Quartalsreporting 31.03., 30.06. und 30.09. auch eine Erwartungsrechnung zu erstellen. Vielleicht sind drei Forecasts zu viel für Ihren Betrieb. Sie sollten aber auf jeden Fall einen Forecast am 30.06. erstellen. Dann ist nämlich Halbzeit. Wenn Ihr Geschäftsjahr nicht identisch mit dem Kalenderjahr ist, dann nehmen Sie den Forecast nach 6 Monaten vor.
Erwartungsrechnung: Wo stehen wir? Wo können wir hin?
Das Ziel der Erwatungsrechnung ist es, die voraussichtlichen Ist-Zahlen am Ende des Geschäftsjahres zu prognostizieren. Auch hier wird es Abweichungen gegenüber dem ursprünglichen Budget geben. Wichtig ist es für Sie herauszufinden, ob die negativen Abweichungen in irgendeiner Form Ihr Unternehmen gefährden werden.
So können Sie Bedrohungen und Fehlentwicklungen frühzeitig erkennen und schnell darauf reagieren. Es ist sinnvoll nicht bis zum Ende des Geschäftsjahres zu warten, um sich dann vom Ergebnis überraschen zu lassen. Schauen Sie auch, ob Sie die Ursachen für positiven Abweichungen (z.B. mehr Umsatz/weniger Kosten als geplant) verstärken und wiederholen können.
Bei der Erwartungsrechnung ist es wichtig, die Umsätze möglichst genau zu schätzen. Wenn sich in der Kostenstruktur keine wesentlichen Kostenüberschreitungen abzeichnen, dann können Sie auf die detaillierte Berechnung der Kosten verzichten. Übernehmen Sie die Prozentsätze von den Ist-Zahlen für den Forecast. Bei den fixen Kosten (Leistungs-erstellung und Infrastrukturkosten) können Sie die Zahlen entweder linear übernehmen oder gemäss Jahresbudget einsetzen.
Forecast: Wie wird es voraussichtlich Ende Jahr aussehen?
Zum Schluss noch ein Controlling-Tipp
Berechnen Sie auch Ihren Break-Even-Umsatz und den Ziel-Umsatz und vergleichen Sie die Zahlen mit Ihrem Forecast. Denn die Break-Even-Analyse zeigt, welchen Umsatz Sie mindestens erzielen müssen, um nicht in der Verlustzone zu landen.
Und der Ziel-Umsatz zeigt Ihnen welchen Umsatz generiert werden muss, wenn Sie einen Gewinn von Fr. X erwirtschaften möchten. Vergleichen Sie diese beiden Zahlen mit dem Forecast. So haben Sie einen relativ genauen Orientierungspunkt bis zum Ende des Geschäftsjahres. Sie wissen nun welchen Umsatz sie erzielen müssen und können fort-laufend (z.B. monatlich) die Zielerreichung kontrollieren.
