Management by Controlling - Unternehmen erfolgreich steuern (1/2)
admin
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Planung ist ein Prozess, sich Ziele zu setzen und zu überlegen, wie man diese Ziele erreichen kann. Wenn Sie ins Auto steigen überlegen Sie vorher, wohin Sie wollen und welche Strecke Sie am besten fahren. Das ist Planung.
Und Controlling: Das sind Methoden, mit denen Sie überprüfen können, ob Sie immer noch auf dem richtigen Weg zum Ziel ist. Sie nehmen bei Egerkingen nicht die Abzweigung nach Basel, wenn Sie auf der Autobahn von Zürich nach Genf fahren wollen.
Und Sie fahren auch nicht auf der Landstrasse, wenn Sie in zwei Stunden in Genf sein müssen. Sie schauen auf die Strassenschilder und auf das Armaturenbrett und steuern Ihr Auto möglichst auf direkten Weg nach Genf (Controlling heisst auch steuern und nicht "nur“ kontrollieren wie oft angenommen wird).
Planung und Controlling als Führungsprozess
Unternehmen mit einem funktionierenden Controlling haben die besseren Karten. Denn sie erkennen Chancen und Gefahren im Marktumfeld früher, können auf Bedrohungen und Fehlentwicklungen rechtzeitig reagieren und den Kurs entsprechend korrigieren.
Die Planung gibt die Marschrichtung Ihres Unternehmens vor und das Controlling sorgt dafür, dass Sie auf dem richtigen Pfad bleiben. Planung und Controlling bilden zusammen einen kybernetischen Regelkreis.
Der Planungs- und Controllingprozess
1. Planung: Ziele setzen und PLAN-Zahlen festlegen
Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Ziele Sie erreichen wollen und was unternommen werden muss um diese Ziele zu erreichen (strategische Planung). Dann quantifizieren Sie Ihre Pläne und Massnahmen und halten sie in Zahlen fest (operative Planung). Dieser Punkt ist identisch mit der Unternehmensplanung, die wir im E-Mail-Ratgeber Nr. 1 und 2 besprochen haben.
2. Kontrolle: IST-Zahlen ermitteln und Abweichungen analysieren
Vergleichen Sie Ihre Ist-Zahlen mit den geplanten Budget-Zahlen. Erstellen Sie einen Soll-Ist-Vergleich und analysieren Sie die negativen und positiven Abweichungen sowie die aktuellen Entwicklungen bezüglich Markt, Kunden und Konkurrenz.
3. Steuerung: Entscheidungen treffen und Massnahmen einleiten
Überprüfen Sie, welcher Handlungsbedarf besteht und entwerfen Sie einerseits Sofort-massnahmen um Kurskorrekturen vorzunehmen und anderseits Massnahmen, Projekte udn Arbeitspakete, welche Sie in der nächsten Periode realisieren wollen.
Controlling gibt es überall, jeden Tag - auch zu Hause
Sie glauben nicht, dass Sie auch zu Hause hin und wieder Controlling betreiben? Dann lesen Sie das folgende Beispiel. Ich habe das interessante und äusserst amüsante Beispiel in meinen Schulungsunterlagen von der Controller Akademie Gauting/München gefunden. Ich habe das Beispiel überarbeitet, aus dem Controller-Blickwinkel dargestellt und in meinen eigenen Worten geschrieben.
Das Vier-Fenster-Berichtsformular
Eine Familie fährt für acht Tage in die Ferien. Es ist klar, dass das Projekt vorher von der ganzen Familie geplant wird. Und es ist wahrscheinlich, dass jedes Familienmitglied eine andere Vorstellung hat, wie der ideale Urlaub aussehen soll. Dieses Projekt ist in der folgenden Grafik veranschaulicht:
Controlling-Projektbild "Ferienreise"
Auf der waagerechten Schiene sind die Ferientage eingesetzt, was der Projektzeit entspricht. Abwärts (grauer Balken) läuft das Budget der Ferienkasse. Die Achse nach oben (roter Balken) drückt das Erholungsgefühl zwischen 0 und 100 Prozent aus.
1. Planung: Ziele setzen und PLAN-Zahlen festlegen
Die Ferienreise wurde von der Familie nach langen Diskussionen wie folgt geplant:
Teilnehmer: Mutter, Vater, Tochter, Sohn
Ferienbudget: Fr. 2‘000.--
Dauer: 8 Tage
Ziel: Maximale Erholung und Entspannung
Destination: 3-Sterne-Hotel in den Dolomiten im Südtirol
Anreise: Mit dem eigenen Auto
Aktivitäten: Wandern, Biken, Wellness, Grillieren, Kletterkurs für die Kinder
2. Kontrolle: Ist-Zahlen ermitteln und Abweichungen analysieren
Die Familie ist losgefahren. Der erste Ferientag hat begonnen. Jetzt fängt das Controlling im engeren Sinn an: Der Vergleich von Ist und Plan. Nehmen wir als Controlling-Beispiel das Ende des 4. Tages, in der Grafik als „Ist-Stand“ dargestellt. Es ist Halbzeit, ähnlich wie beim Semesterabschluss in einem Unternehmen. Die Familie macht am Abend des vierten Tages einen Kassensturz. Es stellen sich folgende Fragen:
Wie viel Geld haben wir noch in der Reisekasse?
Haben wir mehr ausgeben als budgetiert?
Und wie ist es mit dem Erholungsgefühl?
Sind wir so erholt, wie wir es gerne sein würden (Etappenziel)?
Haben wir das getan, was wir gerne tun wollten?
Verläuft alles so, wie wir es uns vorgestellt haben (nach Plan)?
Wenn nicht, was sind die Gründe (Abweichungen)?
3. Steuerung: Entscheidungen treffen und Massnahmen einleiten
Und jetzt kommt das „Management by Controlling“ ins Spiel: Die Familie weiss jetzt wo Sie steht. Gehen wir von folgenden Annahmen aus: Sie hat nach vier Tagen bereits Fr. 1‘300 vom Budget gebraucht. Bei den Aktivitäten sieht es anders aus. Sie hat nur zu etwa der Hälfte das getan, was sie gerne tun wollte.
Oder wie es ein Controller ausdrücken würde: Nach 50% der Projektzeit wurde 65% des Budgets verbraucht und das obwohl noch ca. 50% der Umsetzungs-Massnahmen nicht realisiert sind. Die Familie stellt sich jetzt folgende Fragen:
Was machen wir bis noch bis zum Ferienende?
Wie viele Tage sind noch verfügbar?
Welches Budget steht noch zur Verfügung?
Was wollen wir bzw. können wir noch unternehmen?
Können wir das Budget überziehen oder muss in den letzten Tagen gespart werden (Erwartungsrechnung)?
Kann das Erholungs-Gefühl noch gesteigert werden?
Dieses Beispiel wurde bewusst aus dem Controller-Blickwinkel dargestellt. Aber viele Leute sehen sich in diesem Beispiel wieder. Wenn man eine Ferienreise macht, dann stellt man sich - bewusst oder unbewusst - Fragen über Budget, Ferienort, Aktivitäten, Erholungswert usw. Und das ist nichts anderes als "Controlling at Work". Sie sehen: Controlling gibt es überall, jeden Tag - auch zu Hause.
Die Steuerungs- und Kontrollfunktion des Controllings
Ob Sie Ihre Ziele erreichen werden wird sich erst zeigen, wenn der Jahresabschluss vorliegt. Aber Abweichungen entstehen schleichend: täglich, wöchentlich, monatlich. Es ist deshalb sinnvoll nicht bis zum Ende des Geschäftsjahres zu warten, um sich dann vom Ergebnis überraschen zu lassen. Jetzt kommt Controlling ins Spiel. Mit dem Controlling können Sie den Lauf der Dinge im Griff behalten.
Erstellen Sie jeweils am Ende des Monats oder Quartals einen Soll-Ist-Vergleich und analysieren Sie die Abweichungen. Überprüfen Sie welcher Handlungsbedarf besteht und ergreifen Sie rechtzeitig Massnahmen, um den Kurs zu korrigieren. Wenn Sie aber bis zum Ende des Geschäftsjahres warten, sind viele Korrekturmassnahmen gar nicht mehr möglich oder greifen viel zu spät.
Soll-Ist-Vergleich mit Abweichungsanalyse
Die Steuerungs- und Kontrollfunktion des Controllings beruht im Wesentlichen auf dem Soll-Ist-Vergleich und der Abweichungsanalyse. Das Controlling sollte aber gleichzeitig auch den Handlungsbedarf aufzeigen, um das ursprünglich gesetzte Ziel doch noch zu erreichen. Dabei werden die zu ergreifenden Massnahmen beschrieben und eine Hochrechnung auf das Jahresende vorgenommen. Wie das funktioniert werden wir im nächsten E-Mail besprechen.
