Break-Even-Analyse: Wie viel Umsatz brauche ich um einen Gewinn zu erzielen?
admin
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Mit der Break-Even-Analyse können Sie berechnen, wie viel Umsatz Ihr Unternehmen mindestens erzielen muss, damit alle Kosten voll gedeckt sind. Die Erkenntnisse aus der Break-Even-Analyse sind für die Planung Gold wert. Ich habe in der Praxis schon einige Break-Even-Analysen durchgeführt und war immer wieder erstaunt, wie hilfreich die Berechnungen sind. Aber wie funktioniert denn die Break-Even-Analyse?
Nun, jedes Unternehmen hat seine eigene Kostenstruktur, die sich aus den einzelnen Kostenarten (Material, Personal etc.) zusammensetzt. Ein Teil dieser Kostenarten sind abhängig von der Betriebsleistung (=Umsatz). Nimmt der Umsatz um 10% zu oder ab, nehmen diese Kosten ebenfalls um zirka 10% zu oder ab. Das sind die variablen Kosten.
Andere Kostenarten dagegen reagieren nicht oder nur wenig auf eine Veränderung des Umsatzes. Das sind die fixen Kosten. In der Break-Even-Analyse nimmt man nun diese Kostenstruktur (Kostenarten, fix und variabel) und rechnet mit einer einfachen Formel den Umsatz hoch. Das Ergebnis ist dann der Mindestumsatz (Break-Even-Point).
Die Break-Even-Analyse als grafische Darstellung
Mit der Break-Even-Analyse können mehrere wichtige Kennzahlen in einem Durchgang berechnet werden. So zum Beispiel der Zielumsatz. In der Berechnung des Zielumsatzes können Sie Ihren geplanten Gewinn einsetzen. Die Berechnung zeigt dann welchen Umsatz Sie anvisieren müssen, wenn Sie einen Gewinn von Fr. X erzielen wollen.
Die Kennzahlen der Break-Even-Analyse
Cash-Flow-Point (CFP)
Break-Even-Point (BEP)
Sicherheitsgrad
Zielumsatz (ZU)
EXCEL-TOOL Ich habe für Sie eine Excel-Vorlage zur Break-Even-Analyse erstellt. Sie können die Excel-Vorlage hier herunterladen >. Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf die Anwendung dieser Excel-Vorlage.
Die Aufbereitung des Zahlenmaterials
Ich versuche alle Excel-Vorlagen möglichst einfach, verständlich und nachvollziehbar zu gestalten, ohne dass dabei die Resultate beeinträchtigt oder ungenau werden. Gehen Sie beim Erstellen der Break-Even-Analyse wie folgt vor und beachten Sie jeweils den Kommentar in den einzelnen Zellen:
Ist-Zahlen erfassen
Variator pro Kostenart bestimmen
Plan-Gewinn definieren
"Ist-Zahlen auswerten" anklicken
Die Herausforderung bei der Break-Even-Analyse ist: Die Kosten müssen in ihre fixen und variablen Bestandteile untergliedert (Kostenspaltung) werden. Es gibt viele Methoden, mit denen man die Kosten in fix und variabel aufteilen kann.
In der KMU-Praxis hat sich die Variator-Methode bestens bewährt. Das ist ein einfaches Schätzverfahren, bei dem man zu sehr guten und realistischen Ergebnissen kommt. Die Variator-Methode funktioniert wie folgt: Der Variator ist eine Zahl zwischen 0 und 10 und drückt aus, wie hoch der variable Anteil an den Gesamtkosten (pro Kostenart) ist. Dabei ist der Variator 0 = 100% fix und der Variator 10 =100% variabel
Hier ein paar Beispiele:
Variator 0 = 0% der Kosten sind variabel (100% der Kosten sind fix)
Variator 10 = 100% der Kosten sind variabel (0% der Kosten sind fix)
Variator 3 = 30% der Kosten sind variabel (70% der Kosten sind fix)
Variator 7 = 70% der Kosten sind variabel (30% der Kosten sind fix)
Was ist variabel? Was ist fix?
Grundsätzlich kann man sagen: Die direkten Kosten (Waren- bzw. Materialauwand) sind immer variabel. Die übrigen Kosten sind meistens fix oder überwiegend fix. Wenn Sie sich nicht sicher sind, dann gehen Sie wie folgt vor: Betrachten Sie die direkten Kosten als 100% variabel und alle anderen Kosten als 100% fix.
Je höher der Anteil der fixen Kosten an den Gesamtkosten sind, desto grösser muss der Mindestumsatz sein, um alle Kosten voll zu decken.
Wenn Sie also nicht sicher sind und auf der sicheren Seite sein wollen, dann berechnen Sie den Break-Even-Umsatz mit den höheren Fixkosten. Gehen Sie aber auf jeden Fall die Kostenarten durch und entscheiden Sie sich für einen Variator.
Beispiel: Fixe und variable Kosten in einem Restaurant
Ein Ausflugsrestaurant ist vom schönen Wetter abhängig. Deshalb arbeitet zirka die Hälfte der Belegschaft auf Abruf. Die Mitarbeiter sind zwar für feste Tage eingeteilt. Sie erhalten aber bis um 10 Uhr einen Anruf, ob Sie Ihre Schicht um 12 Uhr antreten müssen oder nicht. Wenn das Wetter schlecht ist (=keinen Umsatz), dann haben Sie keinen Dienst (=keine Personalkosten). Die Lohnkosten dieser Mitarbeiter sind also zu 100% variabel. Die Lohnkosten der Mitarbeiter im Monatslohn dagegen sind zu 100% fix. Denn diese Löhne müssen auch dann bezahlt werden, wenn kein Umsatz gemacht wird.
Nehmen wir an, die Lohnsumme beträgt Fr. 500'000 pro Jahr und davon entfallen zirka Fr. 300'000 auf die Mitarbeiter auf Abruf (=60%), dann kann bei den Personalkosten ein Variator von 6 eingesetzt werden (60% variabel = Variator 6).
Gehen Sie bei der Aufteilung in fixe und variable Kosten wie folgt vor:
Die direkten Kosten (Material-/Warenaufwand) sind immer variabel (Variator 10).
Analysieren Sie die Personal- und Betriebskosten auf ihre variablen Bestandteile hin, wie es im obigen Beispiel gemacht wurde, und definieren Sie einen Variator. Wenn Sie sich nicht entscheiden können, dann gehen Sie von überwiegend fixen Kosten aus (Variator 0 bis 2).
Die Marketingkosten können Sie als fixe Kosten behandeln (Variator 0). Denn um einen bestimmten Umsatz zu generieren braucht es Marketingaktivitäten. Verzichtet man auf Marketing, wäre der Umsatz in Gefahr.
Die Kapitalkosten sind immer fix (Variator 0). Sie müssen Ihre Darlehenszinsen auch dann bezahlen, wenn Sie keinen Franken Umsatz machen.
Das Gleiche gilt für die Abschreibungen. Die sind immer fix (Variator 0).
Break-Even-Analyse: Die Vier Kennzahlen auf einen Blick
Der Cash-Flow-Point (CFP)
Der Cash-Flow-Point ist eine Art Untergrenze für kurzfristige Betrachtungen. Ist der Nettoumsatz kleiner als der Cash-Flow-Point, dann fliesst Geld aus dem Unternehmen ab. Dieser Geldabfluss muss irgendwie kompensiert werden, um die Zahlungsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Kurzfristig kann das durch Einlagen der Gesellschafter, Aufnahme von Krediten oder den Abbau von Umlaufvermögen (Debitoren, Vorräte) erfolgen.
Längerfristig kann ein Geldabfluss aber nur gestoppt werden, wenn es Ihnen gelingt, den Umsatz zu erhöhen und/oder die Kosten zu reduzieren. Sobald der Nettoumsatz (wieder) gleich gross wie der Cash-Flow-Point ist, haben Sie den Geldabfluss nachhaltig gestoppt. Alle anderen Massnahmen (Einlagen, Kredite etc.) dienen nur dazu, die entstandene Finanzierungslücke kurzfristig zu schliessen und einen Liquiditätsengpass zu vermeiden.
Der Break-Even-Point (BEP)
Der Break-Even-Point ist der Mindestumsatz, also jener Umsatz, bei dem sämtliche Kosten voll abgedeckt sind, jedoch kein Gewinn erwirtschaftet wird. Die Berechnung der Break-Even-Kennzahlen erfolgt über die stufenweise Deckungsbeitragsrechnung.
Diese spezielle Form der DB-Rechnung eignet sich auch sehr gut für die Kalkulation und zwar zur Ermittlung der kurzfristigen Preisuntergrenze von Produkten und Aufträgen. Aber dazu mehr in einem späteren E-Mail-Ratgeber.
Der Sicherheitsgrad
Der Sicherheitsgrad gibt an, um wie viel Franken bzw. Prozent der Umsatz zurückgehen kann, bevor der Break-Even-Point (=Mindestumsatz) erreicht ist. Der Sicherheitsgrad sollte mehr als 10% Prozent betragen. Dass ist der Fall, wenn die Fixkosten höchstens 90% des Deckungsbeitrags betragen - oder anders ausgedrückt - wenn 10% vom Deckungsbeitrag nach Abzug der Fixkosten für den Gewinn übrig bleiben. Erfolgreiche KMU-Unternehmen haben oft einen Sicherheitsgrad von 20-25% Prozent.
Der Zielumsatz (ZU)
Was sagt der Zielumsatz aus? Das langfristige Ziel eines gesunden Unternehmens ist es nicht nur alle Kosten zu decken, sondern auch einen angemessenen Gewinn zu erzielen. Der Zielumsatz ist also jener Umsatz, der einen bestimmten Gewinn beinhaltet. Dieser (Plan-)Gewinn kann entweder als Franken-Betrag oder aber in einem Prozentsatz vom Nettoumsatz (Plan-Umsatzrendite) definiert werden.
